15.08.2022

Aktenvernichter für den Arbeitsplatz

Wer benötigt einen Aktenvernichter und warum?

Damit vertrauliche Dokumente, Altakten, Kreditkarten und Kontoauszüge sicher vernichtet werden können, sollte ein Aktenvernichter an keinem Büroarbeitsplatz im Unternehmen oder im Privathaushalt fehlen. Gesetzliche Regelungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) verpflichten uns sensible Daten sicher zu vernichten.

Je höher dabei die Sicherheitsstufe des Aktenvernichters gewählt wird, desto besser. Hinweise zum richtigen Umgang mit Datenträgern geben wir auch in diesen Beiträgen.

Aktenvernichter die das Papier nur in Streifen schneiden sind nicht ausreichend für die sichere Datenvernichtung! Datenspione könnten diese leicht wieder zusammensetzen.

Regelmäßig treffen wir bei unseren Datenschutz-Audits auf Aktenvernichter, bei denen das geschredderte Material (Papierstreifen) problemlos wieder im Original hergestellt werden kann und aus diesem Grund als datenschutzkonforme Lösung ungeeignet sind.

Betrieben, Selbstständigen und Homeoffice-Workern empfehlen wir deshalb zu diesem Thema die umfangreiche Orientierungshilfe der bayerischen Datenschutzaufsicht in der insbesondere folgende Fragen geklärt werden.

Welche Möglichkeiten der Entsorgung vertraulicher Unterlagen bestehen, und welche davon kommen für die Behörde in Betracht?
Ist dabei Eigen- oder Fremdentsorgung vorzuziehen?
Welche Sicherheitsstufe ist bei der Vernichtung der Datenträger angemessen?
Welche Kriterien sind bei der Auswahl von Geräten, Verfahren und – bei externer Entsorgung – Entsorgungsunternehmen zu beachten?
Wie ist das „Drumherum“ zu organisieren?

Die Orientierungshilfe der Thüringer Datenschutzaufsicht enthält ergänzend eine Übersicht der Schutzklassen für alle Arten von geschäftlichen Unterlagen. Denken Sie aktuell an die Anschaffung eines Aktenvernichters? Der Fellowes Microshred MC62* vernichtet ein A4 Blatt in mehr als 2000 Micropartikel und schneidet 10 Blatt (70g/m²) in 3×10 Micropartikel (DIN Sicherheitsstufe P-4). Der Aktenvernichter wird in einem Beitrag von Stiftung Warentest als „sichere Wahl“ empfohlen. Auch den HSM SECURIO C16* können wir empfehlen, wenn es um die sichere Vernichtung von Papierunterlagen am Arbeitsplatz geht. Zwischenzeitlich haben wir uns auch die Leitz IQ-Serie angesehen. Hier gefällt uns der leise Betrieb und die Schnittmenge und Geschwindigkeit. Mit der P4 Sicherheitsklasse für den normalen Unternehmenseinsatz ausreichend. Aber auch für spezielle Anwendungen hat Leitz hier Aktenvernichter mit höherer Schutzklasse und Leistung. Benötigen Sie genaue Daten und Informationen um einen geeigneten Aktenvernichter auszuwählen, so werden Sie im Shop von Bürozentrum Reich fündig.

Praxishinweis eines betrieblichen DSB-Kollegen der sich ebenfalls mit dem Thema befasst hat:

Lästig bei solchen Schreddern ist allerdings, dass man maximal 8 Blatt einführen kann. Wenn größere Papiermengen zu vernichten sind, so steht man sich schon mal am Schredder die Füße im Bauch (ich spreche aus Erfahrung). Deshalb habe ich einen Schredder mit einem Schlitteneinzug empfohlen. Auch wenn er nur einen Partikelschnitt von 4×10 mm anstatt dem Microschnitt von 3×10 mm hat. Hier der Schredder: https://reich.xn--brobest-n2a.de/de/technik-zubehoer/aktenvernichter/aktenvernichter/fellowes-aktenvernichter-automax-trade-100m-760222800.html

Vermeiden Sie unnötige Datenschutzverletzungen, die seit dem 25.05.2018 nach der DSGVO meldepflichtig sind! Eine Meldung an die Aufsichtsbehörde hat immer dann zu erfolgen, es sei denn, dass die Datenpanne „voraussichtlich nicht zu einem Risiko“ für den Betroffenen führt.

Damit Sie auch wissen, wie lange Sie geschäftliche Unterlagen aufbewahren müssen und diese nicht versehentlich zu früh vernichten, haben wir für Sie hilfreiche Informationen zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in diesem Beitrag zusammengestellt.

Weitere unterstützende Hinweise zum Datenschutz finden Sie in diesen Beiträgen:

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